Success Story „Kostensenkung und Prozessoptimierung im Overhead”

TARGUS ist in den vergangenen beiden Jahren mehrfach für beispielhafte Projektarbeit ausgezeichnet worden. Aus guten Gründen.

Lesen Sie als Case Study: Angesichts der in den zurückliegenden Jahren anhaltend gut laufenden Geschäfte hat sich bei so manchem Unternehmen ein administratives Fettpolster entwickelt, das nun gewichtig auf die Kosten schlägt. Zusammen mit TARGUS hat es ein europäischer Marktführer im Bereich der Metallverarbeitung geschafft, die hochgefahrenen Kapazitäten im indirekten / administrativen Bereich wieder auf Effizienz zu trimmen. Dieses Unternehmen steht exemplarisch für eine Vielzahl von erfolgreich durchgeführten Projekten zur Kostensenkung im Overhead im Verbund mit einer Grundrenovierung der administrativen Kernprozesse.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Dies muss die Maßgabe sein für alle nicht direkt wertschöpfenden Tätigkeiten eines Unternehmens. Aber wo ist was zu viel oder zu wenig und was ist das „richtige“ Maß an welcher Stelle?

Ein langjähriger TARGUS-Kunde, europäischer Marktführer im Bereich der Metallverarbeitung, sah sich in seinem Kerngeschäft mit genau dieser Frage konfrontiert: In einem weitgehend gesättigten Markt mit zunehmendem Wettbewerbsdruck aus dem asiatischen Raum musste dringend die Kosteneffizienz in der Verwaltung auf den Prüfstand kommen, um weiterhin am Markt erfolgreich bestehen zu können.

Das Projektergebnis: Echter Kundennutzen. Mit einem mobilisierenden Vorgehen gelang die erfolgreiche Transformation der Organisation. Die ersten erhellenden Erkenntnisse traten bereits dadurch zutage, dass erstmalig wirkliche Transparenz für den gesamten Overhead-Bereich geschaffen wurde. Gemeinsam mit den Kundenteams wurden dann Potenziale im zweistelligen Prozentbereich aufgezeigt und auch umgehend umgesetzt.

Abb.: Verschlankte Organisation mit deutlich niedrigeren Kosten und optimierten Prozessen

Der Umfang und die Intensität der vier Projektschritte bzw. Bausteine unterscheidet sich individuell je nach Unternehmen und Ausgangssituation. Wichtig ist jedoch immer, Management und Mitarbeiter eng in die Erarbeitung des Konzepts mit einzubeziehen.

Gewahrter „Friede“ in der Belegschaft

Im Rahmen der Projektvorbereitung wurde zunächst mit dem Management ein gemeinsames Verständnis über die einzubeziehenden Bereiche, die Ziele und das Vorgehen entwickelt. Ganz entscheidend für den Erfolg war auch die Abstimmung eines entsprechenden Kommunikationskonzepts, das mit seiner stringenten Logik für die Notwendigkeit die Akzeptanz deutlich gefördert hat. Dies galt auch für die die Sozialpartner und deren frühzeitige Einbindung, die den Fortbestand des „Friedens“ im Unternehmen sicherstellte und die zeitnahe Umsetzung erst möglich machte.

Mit der Aufgaben- und Prozessbewertung wurde zunächst ein quantitatives Mengengerüst und Verständnis für die konkreten Abläufe in den betrachteten Abteilungen geschaffen. Durch Erfahrung der eingesetzten Berater und eine Vielzahl an persönlichen durchgeführten Interviews wurden schnell Potenziale identifiziert und mit dem übergeordneten Projektziel abgeglichen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bestand darin, aus den priorisierten Potenzialen konkrete und durch die Sozialpartner überprüfbare Verbesserungsmaßnahmen (z.B. die Abschaffung von nicht mehr benötigten Controlling-Reports oder weitere Automatisierung in der Lohnbuchhaltung) abzuleiten. Dies wurde durch eine Vielzahl an kleineren Workshops sichergestellt: Jede Maßnahme enthielt eine konkrete Beschreibung des Zielzustandes einschließlich dessen monetärer Bewertung und fest vereinbarter Meilensteine zur Umsetzung durch die entsprechenden Verantwortlichen.

Auf Basis der Vielzahl an Maßnahmen und Schnittstellenthemen erfolgt oft auch eine Anpassung von Zuständigkeiten für Aufgaben oder Prozesse. Daher geht mit solch einem Projekt oft auch die Neuaufstellung der Aufbauorganisation einher.

Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung bzw. das Umsetzungscontrolling war ein Maßnahmenkatalog einschließlich Potenzialhochlauf und abgestimmten Zeitplänen. Hierfür hat TARGUS ein übersichtliches und leicht handhabbares Online-Tool verwendet, das die eingebundenen Mitarbeiter schnell überzeugen konnte – ebenso wie die neu entwickelte, maßgeschneiderte Organisations- und Prozessstruktur.

Methoden-Experten mit industrieller Erfahrung

Bei TARGUS gehört die Umsetzung zur DNA: Targonauten, wie die Berater bei TARGUS heißen, begnügen sich nicht damit, kluge Charts und Präsentationen zu erstellen und dem Management Empfehlungen zu geben. Sie setzen gemeinsam mit den Mitarbeitern des Kunden die Ideen und Verbesserungskonzepte um, bis alles nach Plan funktioniert.

Diese Fähigkeit setzt freilich entsprechenden methodischen Sachverstand und praktische Erfahrung der Berater voraus. Daher haben die meisten Targonauten ein natur- oder ingenieurwissenschaftliches Studium absolviert, und viele sammelten signifikante Berufserfahrung als Linienmanager in der Industrie, zum Beispiel als Werksleiter, bevor sie Berater wurden.

Sozialkompetenz für die Coaching-Unterstützung

Macher sind gefragt, also Leute, die dafür brennen, Konzepte gemeinsam mit dem Kunden tatkräftig umzusetzen, die den Blick für das Wesentliche haben und schnell zur Sache kommen, ohne das Team abzuhängen. So werden die Targonauten als „Helfer“ (Kundenzitat) im Projekt gesehen.

Auch im oben beschriebenen Fall spielte die Projekt- und Praxiserfahrung der TARGUS-Berater eine entscheidende Rolle. Sie brachten sich nicht nur bei der Analyse ein und entwickelten gemeinsam mit dem Management und den Mitarbeitern eine detaillierte Roadmap für die Umsetzung – handfeste Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten und verbindlichen Terminzusagen. Sie operierten auch als Teil des Umsetzungsteams und Taktgeber, an denen sich die Mitarbeiter orientieren konnten.

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