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Indirekt Spend – chronisch unterschätzt

Indirekt Spend – chronisch unterschätzt
by Florian Geiger

Kennen Sie den Anteil Ihrer indirekten Beschaffungskosten für IT, Marketing oder Bürobedarf? Bei den meisten Industrieunternehmen liegt er bei 20 bis 40 % der externen Wertschöpfung. Werden diese Bereiche kostenseitig systematisch untersucht, lassen sich mit dem strukturierten Ansatz des Indirect Spend Managements erfahrungsgemäß Einsparmöglichkeiten von 15 bis 20 % identifizieren.

Obwohl Unternehmen bei den indirekten Kosten oft langfristige Investitionsentscheidungen wie die Erweiterung von Produktionsanlagen oder den Kauf von Immobilien treffen, liegt der Fokus meist auf dem Kostenmanagement der direkten Materialien. Immer wieder akribisch analysiert, bieten sie nur geringe Kostensenkungsoptionen. Im Gegensatz dazu wird die Bedeutung des Indirect Spend Managements völlig unterschätzt.

Hürden für Indirect Spend Management

In der Praxis erschweren eine unstrukturierte Einkaufsorganisation sowie die unzureichende bzw. wenig transparente Datenlage die Implementierung eines Indirect Spend Managements. Weitere Hinderungsgründe für die langfristige und zielorientierte Optimierung des indirekten Einkaufs:

  • Fehlende Einbindung des Einkaufs in die Unternehmensplanung und ungenügende bereichsübergreifende Ziele
  • Fehlende Akzeptanz der Einkaufsfunktion: Der Einkauf wird für Budgetkürzungen in den Fachbereichen verantwortlich gemacht und nicht als Helfer wahrgenommen.
  • Fehlende Früheinbindung des Einkaufs in die indirekten Beschaffungsvorgänge
  • Fehlendes qualifiziertes Personal

Einfacher Einstieg in ein Indirect-Spend-Projekt

Wir unterstützen Sie dabei, genau die Voraussetzungen zu schaffen, um die versteckten Potenziale im indirekten Einkauf zu identifizieren. Ähnlich wie in der Produktkostenoptimierung im Investitionsgütereinkauf empfiehlt es sich, mit einem Projekt zu starten und so den Grundstein für ein effektives Indirect Spend Management zu legen, bei dem insbesondere die Kostenhebel Preis, Spezifikation und Verbrauch genutzt werden.

TARGUS Indirect Spend Management Projektschritte A - Indirekt Spend – chronisch unterschätzt

Beispielhafter Projektablauf beim Indirect Spend Management

In der Vorbereitungsphase gilt es, zunächst Transparenz über sämtliche Beschaffungsvolumina zu erzielen. Um die vorhandene Datenbasis abzustimmen und späteren Diskussionen vorzubeugen, sollte das Controlling bereits während der Vorbereitung involviert werden. Grundvoraussetzungen für den nachhaltigen Erfolg des Indirect Spend Managements sind zudem die klare Benennung eines Verantwortlichen für jede Warengruppe und die Etablierung interdisziplinärer Teams, bestehend aus Einkauf und Vertretern der Fachbereiche.

Mit Indirect Spend Management die Kostenhebel beeinflussen

Gemeinsam mit unseren Kunden leiten unsere erfahrenen Berater aus ersten Experten-Runden und einer groben Datenanalyse kurzfristig Hypothesen für wichtige Pilotthemen ab. Um die Akzeptanz jedes Indirect-Spend-Projekts zu stärken, sollten die wichtigsten Stakeholder grundsätzlich schon frühzeitig in die Abstimmung der Hypothesen eingebunden werden. Die gemeinsame Entwicklung von Pilotthemen hilft dabei, die Methodik des Indirect Spend zu etablieren und die Sichtbarkeit der Projekte zu erhöhen. Ein ergänzendes, klares Kommunikationskonzept dient dazu, die Organisation mitzunehmen und mögliche Bedenken der Mitarbeiter auszuräumen.

In der Phase der Ideenentwicklung werden alle zu betrachtenden Warengruppen in interdisziplinären Teams methodisch bearbeitet. Mit einem straffen Workshop-Plan unterstützen wir Sie dabei, an den drei Kostenhebeln anzusetzen und mit den richtigen Mitarbeitern an einem Tisch zu diskutieren. Dabei profitieren Sie natürlich nicht nur von unserem Know-how, sondern auch von unseren Erfahrungen aus anderen Projekten im Bereich Einkauf.

  • Der Preis: Der Einkauf sollte bereits bei der Bedarfsplanung in sämtliche Beschaffungsvorgänge eingebunden werden. Nur so kann er eine maximale Anzahl von Ausschreibungen vornehmen und vollumfänglich Einfluss auf die Lieferantenauswahl nehmen. Dabei muss im ersten Schritt die Unterstützung der Fachbereiche gewährleistet werden und weniger eine budgetrelevante Kostensenkung. Nur so wird der Einkauf als wichtiger Partner wahrgenommen. Mittelfristig sind im Einkauf zwingend bereichsübergreifende Ziele notwendig, um die Einbindung der Fachbereiche sicherzustellen.
  • Die Spezifikation: Durch die Ermittlung von Minimalkosten ermöglicht es der Einkauf, ein Maximum an Einsparungen zu identifizieren. Da Änderungen der Spezifikation z. B. bei der Büroausstattung alle Fachbereiche betreffen, müssen diese auch in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
  • Der Verbrauch: Die wenigsten Einkäufer beeinflussen aktiv den Verbrauch von indirekten Materialien oder Dienstleistungen, obwohl sich leicht Geld sparen ließe, z. B. bei Reinigungskosten. Auch hier gilt es, die Fachbereiche einzubinden und mit den Stakeholdern gemeinsame Ziele zu definieren, um die bestmögliche Lösung zu erreichen.

Roadmap zur Umsetzung des Indirect Spend Managements

Sind die Ideen generiert und bewertet, muss die Umsetzung in einer Roadmap geplant werden. Von entscheidender Bedeutung ist die Abstimmung der Maßnahmenimplementierung innerhalb des Unternehmens. Zum einen müssen Ressourcen für die U

msetzung und das Controlling berücksichtigt werden, zum anderen sind die Maßnahmen in den Fachbereichszielen zu verankern, um die Nachhaltigkeit der Indirect-Spend-Maßnahmen zu sichern.

Mit der von TARGUS weiterentwickelten Methode des Indirect Spend Managements lassen sich durch ein klar definiertes Projekt schnell Kosten einsparen. Um das Materialkostenmanagement zu verstetigen, ist die Verankerung in einem Regelkreis notwendig. Nur so lässt sich Schritt für Schritt das Kostenbewusstsein der Mitarbeiter ändern.

TARGUS Der Regelkreis im Indirect Spend Management A - Indirekt Spend – chronisch unterschätzt

Der Regelkreis skizziert den interdisziplinären Ansatz des Indirect Spend Managements.

Erfolgsfaktoren des Indirect Spend Managements

Um dauerhaft weitreichende Kostensenkungen im indirekten Einkauf zu erreichen, sind folgende Projektaufgaben zu definieren und zu realisieren:

  • Grundwissen schaffen: Know-how über Ausgaben, Lieferanten, Markt etc. entwickeln
  • Controlling einbinden: enge Kooperation mit dem Controlling pflegen
  • Pilotthemen vorantreiben: Aufwand in erfolgversprechende Themen stecken
  • Internes Marketing betreiben: Inhouse-Kommunikationsfluss sicherstellen
  • Fachbereichswünsche aufnehmen: Bedürfnisse der Fachbereiche berücksichtigen
  • Transparenz und Standardisierung schaffen: klare Bewertungskriterien bilden
  • Fachbereichsziele verstehen: Fachbereiche bei der Zielerreichung unterstützen
  • Leistungsbenchmarks berücksichtigen: eigene Kosten mit Wettbewerbern vergleichen
  • Bereichsübergreifende Ziele definieren: Zielvorgaben top-down verankern
  • Stakeholdermanagement betreiben: Stakeholder über die gemeinsamen Ziele steuern
  • Kontinuierlich informieren: Reportingkonzept und Eskalationsroutinen aufsetzen
  • Langfristige Ziele verankern: Langfristprojekte starten
  • Regelprozess etablieren: Projektarbeit in Tagesgeschäft überführen

Definieren Sie mit uns ein Pilotprojekt zur Implementierung eines zielgerichteten Indirect Spend Managements. Aber auch Unternehmen mit einem funktionierenden indirekten Einkauf können mit unserem Indirect Spend Management weitere Kostenvorteile erreichen, da Ziel- und Maßnahmendefinition fachbereichsübergreifend stringent verfolgt werden. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sprechen Sie uns gerne an.

Nutzen Sie das Pilotprojekt als Initialzündung für die Kostenoptimierung Ihres indirekten Einkaufs.
Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Kontakt:

Urban 7210 - Indirekt Spend – chronisch unterschätzt
Dr. Marcel Urban
E-Mail: marcel.urban@targusmc.de